Política de Protección Infantil / Child Protection Policy

ES: En caso de discrepancia o conflicto de interpretación entre la versión en español y la versión en inglés de esta Política de Protección Infantil, prevalecerá la versión en español.

EN: In case of any discrepancy or conflict of interpretation between the Spanish and the English versions of this Child Protection Policy, the Spanish version shall prevail.

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ES — Política de Protección Infantil

Nombre / Identidad: European Institute for Modern Board Games S.L.

CIF: B56177033

Dirección: C/ Arado, 10, 47014. Valladolid

Correo electrónico: info@ludusmagnus.es

1. Introducción

La presente Política de Protección Infantil (PPI) establece el compromiso firme de European Institute for Modern Board Games S.L. con la protección de la infancia. Reconocemos nuestra responsabilidad ética, legal y profesional de asegurar que todas nuestras actividades, personal, colaboradores y operaciones no causen daño a niños, niñas y adolescentes, y que respondan de forma adecuada ante cualquier preocupación o incidente relacionado con su bienestar.

Esta política se aplica a todo el personal, voluntariado, socios, proveedores, visitantes y demás personas vinculadas a nuestras actividades, sin excepción.

2. Declaración de compromiso

European Institute for Modern Board Games S.L. se compromete a:

• Promover y garantizar la protección y el bienestar de todos los niños y niñas con los que entramos en contacto directa o indirectamente.
• Establecer procedimientos claros para prevenir, detectar y responder ante cualquier forma de abuso, negligencia o explotación infantil.
• Fomentar una cultura organizacional segura para la infancia, basada en la transparencia, la rendición de cuentas y la mejora continua.

3. Definiciones

Adoptamos las definiciones de abuso y daño infantil de los estándares internacionales, incluyendo:

• Abuso físico: daño físico intencionado.
• Abuso sexual: cualquier actividad sexual impuesta a un menor.
• Explotación sexual comercial: uso del menor en actividades sexuales a cambio de bienes, servicios o beneficios.
• Negligencia: falla persistente en satisfacer las necesidades básicas del niño o niña.
• Abuso emocional: actos que dañan el desarrollo emocional del menor.
• Explotación comercial: uso del trabajo infantil en perjuicio de su bienestar.

4. Ámbitos de aplicación

Esta política se aplica a todos los contextos en los que European Institute for Modern Board Games S.L. desarrolla actividades que puedan tener impacto sobre la infancia, incluyendo:

• Actividades presenciales y en línea.
• Procesos de comunicación y difusión de imágenes o historias.
• Programas educativos, formativos o comunitarios.

5. Medidas de prevención

Para minimizar los riesgos hacia la infancia, adoptamos las siguientes medidas:

• Evaluación de riesgos en todas las actividades y programas.
• Código de conducta obligatorio para todo el personal y asociados.
• Política de reclutamiento seguro, que incluye la solicitud de antecedentes penales, referencias y entrevistas con enfoque en protección infantil.
• Formación continua en protección infantil para todo el personal.
• Diseño seguro de proyectos y actividades, con espacios diferenciados, controlados y supervisados.

6. Protocolo de actuación ante sospechas o denuncias

Se establecen los siguientes pasos en caso de recibir una denuncia o sospecha de abuso:

• Recepción de la información sin juicio, respetando la confidencialidad.
• Registro detallado del incidente.
• Notificación inmediata al punto focal de protección infantil de la organización.
• Evaluación de riesgos y toma de medidas urgentes para proteger al menor.
• Remisión a las autoridades competentes si se requiere.
• Apoyo psicológico y legal al menor y a la familia, cuando sea posible.

7. Responsabilidades

El equipo directivo es responsable de garantizar la implementación, seguimiento y revisión de esta política.

Todo el personal y colaboradores tienen la obligación de actuar conforme a esta política y reportar cualquier sospecha.

Un/a responsable de protección infantil será designado como punto focal para coordinar las actuaciones y formación.

8. Comunicación responsable

No se utilizarán imágenes de niños/as en estados vulnerables ni sin consentimiento previo por escrito del tutor legal.

Se evitará la publicación de información personal que permita identificar al menor o su localización exacta.

Se aplicarán normas claras sobre el uso de redes sociales, fotografía y grabación de menores.

9. Revisión y actualización

Esta política será revisada al menos cada tres años, o con mayor frecuencia si se producen cambios relevantes en el contexto legal, institucional o programático.

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EN — Child Protection Policy

Company name: European Institute for Modern Board Games S.L.

Tax ID (CIF): B56177033

Registered address: C/ Arado, 10, 47014, Valladolid, Spain

Email: info@ludusmagnus.es

1. Introduction

This Child Protection Policy (CPP) sets out the firm commitment of European Institute for Modern Board Games S.L. to safeguarding children. We recognise our ethical, legal, and professional responsibility to ensure that all our activities, staff, collaborators, and operations do not cause harm to children and adolescents, and that we respond appropriately to any concern or incident related to their wellbeing.

This policy applies to all staff, volunteers, partners, suppliers, visitors, and any other persons linked to our activities, without exception.

2. Commitment statement

European Institute for Modern Board Games S.L. is committed to:

• Promoting and ensuring the protection and wellbeing of all children with whom we come into contact, directly or indirectly.
• Establishing clear procedures to prevent, identify, and respond to any form of child abuse, neglect, or exploitation.
• Fostering a child-safe organisational culture based on transparency, accountability, and continuous improvement.

3. Definitions

We adopt internationally recognised definitions of child abuse and harm, including:

• Physical abuse: intentional physical harm.
• Sexual abuse: any sexual activity imposed on a minor.
• Commercial sexual exploitation: involving a child in sexual activities in exchange for goods, services, or benefits.
• Neglect: persistent failure to meet a child’s basic needs.
• Emotional abuse: acts that harm a child’s emotional development.
• Commercial exploitation: use of child labour to the detriment of the child’s wellbeing.

4. Scope of application

This policy applies to all contexts in which European Institute for Modern Board Games S.L. carries out activities that may have an impact on children, including:

• On-site and online activities.
• Communication processes and the dissemination of images or stories.
• Educational, training, or community programmes.

5. Preventive measures

To minimise risks to children, we adopt the following measures:

• Risk assessment for all activities and programmes.
• A mandatory code of conduct for all staff and associates.
• A safer recruitment policy, including criminal record checks where applicable, references, and interviews with a safeguarding focus.
• Ongoing child protection training for all staff.
• Safe design of projects and activities, with differentiated, controlled, and supervised spaces when working with children.

6. Procedure for concerns or reports

The following steps will be taken if a concern or allegation of abuse is received:

• Receiving the information without judgement and respecting confidentiality.
• Keeping a detailed record of the incident/concern.
• Immediate notification to the organisation’s designated child safeguarding focal point.
• Risk assessment and urgent measures to protect the child.
• Referral to the competent authorities where required.
• Psychological and legal support for the child and family, where possible.

7. Responsibilities

The management team is responsible for ensuring the implementation, monitoring, and review of this policy.

All staff and collaborators have an obligation to act in line with this policy and to report any concerns or suspicions.

A Child Safeguarding Officer will be appointed as the focal point to coordinate actions and training.

8. Responsible communication

Images of children in vulnerable situations will not be used, nor will images be used without prior written consent from the child’s legal guardian.

We will avoid publishing personal information that could identify a child or reveal their exact location.

Clear rules will be applied regarding the use of social media, photography, and recording of children.

9. Review and update

This policy will be reviewed at least every three years, or more frequently if relevant changes occur in the legal, institutional, or programmatic context.